Effektive Management- und Strategietagungen

In fast allen grösseren Unternehmen und Organisationen treffen sich die Führungskräfte jedes Jahr zu einer ein- bis mehrtägigen Management- oder Strategietagung. Der Aufwand für solche Konferenzen ist sehr hoch, doch er lohnt sich, wenn sie dazu dienen, das Kader auf gemeinsame Ziele einzustimmen, neue Strategien kritisch zu reflektieren oder einzuführen, einen lebendigen Dialog zwischen der Geschäftsleitung und dem mittleren Management zu führen, neue Impulse zu setzen, Leute zu vernetzen, Lösungen für Probleme anzudenken usw.

In einem Artikel zeigen Frisch/Greene (2016) auf, wie man Strategietagungen am besten angeht und organisiert, um entsprechend positive Ergebnisse und Erlebnisse zu erreichen, und dies auch bei einer hohen Anzahl von Teilnehmenden. Von den genannten Erfolgsfaktoren sind besonders folgende erwähnenswert:

• Ernennung eines Konferenzleiters oder einer Konferenzleiterin mit klaren Weisungskompetenzen. Diese Führungskraft legt zusammen mit dem CEO und der Geschäftsführung die Konferenzziele und die Agenda fest und muss über die Autorität verfügen, die einzelnen Beiträge auf die Ziele und untereinander abzustimmen und Bitten um Beiträge, die nicht zum Thema passen, abzulehnen.
• Definition eindeutiger Konferenzziele, indem von Anfang an die richtigen Fragen gestellt werden. Das Führungsteam soll folgende zwei Fragen beantworten: „Wie soll das Ergebnis dieser Konferenz aus der Perspektive der Teilnehmenden aussehen?“ und „Was sollen die Teilnehmenden hinterher sagen, wenn ihre Mitarbeitenden sie fragen: ,Was wurde denn bei dem grossen Gipfeltreffen besprochen?‘“ Wichtig dabei ist, dass klare Ergebnisse formuliert werden und nicht einzelne Punkte der Tagungsordnung, die sich unter ein breites und vages Thema einordnen lassen. Die Ziele können beispielsweise darin bestehen, die Integration einer Übernahme zu beschleunigen, alle auf gemeinsame Prioritäten einzustimmen, Probleme zu identifizieren, die das Vorwärtskommen der Organisation behindern, und entsprechende Lösungsansätze zu skizzieren.

• Befragung der Konferenzteilnehmenden zu den Zielen und welche damit zusammenhängenden Fragen und Probleme aufgegriffen werden sollen. Damit erhält die Konferenzleitung pro Ziel klare Hinweise über die zu setzenden Akzente, den Zeitbedarf und die methodische Gestaltung der jeweiligen Sequenzen. Auch offene Fragen zu den drängendsten Themen sollen gestellt werden.
• Inhalte auf Ziele ausrichten und untereinander abstimmen. Das erfordert eine inhaltliche Ansprechperson, die alle Referentinnen und Referenten anleitet und unterstützt und dabei darauf achtet, dass diese ihre Präsentationen und Beiträge an den Zielen orientieren und untereinander koordinieren. Es braucht eine starke Hand, die sich gegen Einmischungsversuche und Ausreisser behaupten und für allfällige Eskalationen von Entscheidungen sorgen kann.
  
• Einstimmung der Teilnehmenden auf die Konferenz, z.B. durch Zustellung von Informationsmaterialien, Bereitstellung von Orientierungs-Webcasts und obligatorische Teilnahme an definierten Vorbereitungen.
• Abwechslungsreiche Gestaltung, methodische Vielfalt und sinnvolle Abfolge der einzelnen Module. Hier kann das ganze methodische Spektrum der Strategie- und Organisationsentwicklung, der Kommunikation sowie des Change Managements eingesetzt werden (z.B. Keynote-Präsentation, Workshops aller Art, Q&A-Sessions, Gruppendiskussionen, Experteninputs, Podiumssessions, Moderationstechniken, Übungen, Grossgruppeninterventionen, Videos, Einsatz von elektronischen Abstimmungstechniken und Audience-Response-Systems). Dabei ist wichtig, dass in Untergruppen erarbeitete Ergebnisse transparent gemacht, allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt und im Plenum wieder aufgegriffen werden.
• Gezielte Unterstützung des Ideenaustausches zwischen den Konferenzteilnehmenden untereinander als Grundlage für nachfolgende Kooperationen. Der Austausch soll nicht dem Zufall überlassen werden, sondern auf die Ziele der Konferenz hin, inhaltlich gesteuert und interaktiv gestaltet werden.
• Abgabe von prägnanter Information zur weiteren Information und als Grundlage für die weiteren Diskussionen und Arbeiten in allen Einheiten. Gute Kommunikationshilfen helfen, die Kernbotschaften einzuprägen und die nachfolgenden Gespräche und Umsetzungsarbeiten zu unterstützen.
• Auch nach der Konferenz im Dialog bleiben. Beispielsweise sollen wichtige Fragen, die im Rahmen der Tagung offengeblieben sind, innerhalb von ein bis zwei Wochen beantwortet werden. Oder einen Monat später können sich Geschäftsleitungsmitglieder direkt per E-Mail an die Teilnehmenden wenden und nachfragen, was von den besprochenen Massnahmen eingeleitet worden sei.

 Frisch B./Greene C (2016): Die effektive Strategietagung. In: Harvard Business Manager, Sonderheft 2016.